FASE DE EVALUAR

 FASE EVALUAR- PROGRAMA DE AUDITORIA

CONOZCAMOS ALGUNOS CONCEPTOS ANTES DE HABLAR DEL TEMA

Los siguientes conceptos hacen parte de la metodología para desarrollar una auditoría de cumplimiento del SG-SST, por tanto, el aprendiz debe tener claros estos términos y la diferencia entre cada uno de ellos, para facilitar el proceso de auditoría y darle el direccionamiento adecuado, de acuerdo al alcance y al cumplimiento de las disposiciones planificadas para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, dentro de la organización.

CRITERIO DE UNA AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

EVIDENCIA DE AUDITORÍA: Registro, declaración de hecho o cualquier otra información pertinente y verificable para los criterios de auditoría.

AUDITADO: Organización o persona que se somete a una auditoría.

HALLAZGO: es el resultado de evaluar una evidencia contra un criterio y como resultado se pueden obtener fortalezas, debilidades, observaciones o no conformidades

ORGANIZACIÓN: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte de la combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito, una no conformidad puede ser una desviación de:

• Las normas de trabajo, las prácticas, los procedimientos o los requisitos  legales pertinentes, entre otros.
• Los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Una auditoria es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de una actividad según lo planeado y las directrices estipuladas. La finalidad de una auditoria es diagnosticar, identificar que actividades se desarrollan según lo esperado, cuales no y aquellas que son susceptibles de mejora. 

De acuerdo al Decreto 1072 de 2015, el empleador debe realizar una auditoria anual, la cual será planificada con la participación del comité paritario o vigía de seguridad y salud en el trabajo. Si la auditoria se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación. (Ni juez, ni parte); y de acuerdo a la ISO 45001 hacer los pasos para una auditoria interna de Seguridad y Salud en el trabajo.

PASOS PARA REALIZAR EL PROGRAMA DE AUDITORIAS

1. La reunión de apertura de la auditoria interna en Seguridad y Salud en el Trabajo

2. Observación y entrevistas

3. Recolección de evidencias 

4. Documentar los resultados

5. Informar de los resultados

6. Las conclusiones

PROGRAMA DE AUDITORIA

Un programa de auditoría es la documentación que recoge la información relacionada con la planificación de diferentes auditorías en un periodo de tiempo determinado. Junto a esto, también incluirá los detalles de cada una de ellas, como son el tipo, departamentos involucrados u objetivos de las mismas.

Una auditoría consiste en evaluar de forma detallada el funcionamiento de una compañía. Las auditorías pueden ser internas, si el objetivo es mejorar los procesos e identificar en qué áreas se está fallando. Este tipo de auditorías son utilizadas principalmente para controlar la calidad del trabajo que realiza cada trabajador, así como para ofrecer el mejor producto posible al cliente. Simplificando, es un autoexamen que se realiza la compañía a sí misma.

Por el contrario, la auditoría externa es llevada a cabo por otra empresa. Esto, para comprobar que la compañía auditada cumple con los parámetros exigidos. Estos parámetros pueden ser impuestos por la empresa auditada o por el estado, con base en una regulación.

El programa de auditoría recoge la planificación de las diferentes auditorías que se van a realizar en una empresa en un periodo de tiempo determinado. De este modo, se especifican los detalles referentes a cada una de ellas. Es importante hacer mención al plan de auditoría. El plan de auditoría consiste en reflejar toda la información necesaria acerca de cada una de las auditorías incluidas en el programa de auditoría.

OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

Los objetivos de un programa de auditoría pueden ser muy variados, en función de la situación de la compañía que lo realice. Generalmente, cuando se realiza un programa de auditoría se persigue lo siguiente:

• Optimizar el funcionamiento de la organización.
•  Incrementar la satisfacción de sus clientes.
• Demostrar que se cumplen determinadas normativas y protocolos exigidos por la Administración Pública.
• Extraer una imagen realista y respaldada con datos de la compañía.

En conclusión, el programa de auditoría de una empresa es la planificación que realiza acerca de las auditorías, tanto internas como externas, que va a realizar la compañía en un periodo de tiempo; mayoritariamente en el largo plazo.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

En este sentido, es importante identificar quién va a realizar la auditoría, de qué tipo va a ser o qué recursos va a necesitar, entre otros muchos detalles. El programa de auditoría debe ser flexible y estar bien estructurado para poder llevarse a cabo. Cuando se crea un plan de este tipo, hay que tener en cuenta que una auditoría puede estar condicionada por la anterior, debido a las modificaciones que se hayan tenido que realizar.

Es por ello por lo que debe ser modificable y adaptable a las circunstancias cambiantes de la empresa. Junto a esto, también es necesario establecer un horizonte temporal para el programa y realizar un cronograma en el que aparezcan todas y cada una de las auditorías. También es importante que el programa incluya los objetivos que persigue.

Por último, es importante que todos los agentes involucrados en el programa de auditoría lo conozcan de primera mano.

QUÉ ELEMENTOS DE IDONEIDAD DEBE POSEER LA PERSONA SELECCIONADA COMO AUDITORA 

Algunas características de idoneidad que debe tener la persona seleccionada como auditora son:

•          El auditor debe conocer el SG-SST
•          El auditor debe conocer la normatividad vigente
•          Estudios en salud ocupacional o en auditorías de sistemas de gestión
•          Curso virtual de 50 horas en el SG-SST
•          Capacidad de trabajo en equipo y pensamiento analítico
•          Experiencia como auditor

A CONTINUACIÓN, VAMOS HABLAR SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA

El informe de auditoría es realizado por un auditor externo donde expresa una opinión no vinculante sobre las cuentas anuales o estados financieros que presenta una empresa.

Hay varios factores a tener en cuenta para entender cómo funcionan los informes de auditoría:

•  El auditor puede ser tanto una persona física como jurídica. En este último caso, es una empresa dedicada a la auditoría.
• El auditor debe ser externo. (si no pertenece a la empresa) o interno (si pertenece a la misma). Ambos pueden realizar informes de auditoría, pero los realmente válidos son los realizados por las auditorías externas. Los internos son un mero mecanismo de control dentro de la propia organización.
• Versan sobre las cuentas anuales o estados financieros. Los estados que se auditan son el balance, la cuenta de resultados, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujo de efectivos