MEJORA CONTINUA - EQUIPO 5

 

MEJORA CONTINUA 

La mejora continua es la fase en la que cierra el ciclo de implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, sin embargo, allí no termina el proceso pues por el contrario, la mejora continua es una constante que debe mantener toda organización o empresa para garantizar la puesta en marcha de acciones preventivas, correctivas o de mejora con base en los resultados de supervisión y medición de la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de las Auditorías y de la Revisión por la Alta Dirección.

La Mejora continua, basada en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) es un componente fundamental para garantizar la continuidad del SG-SST, y debe ser parte de la cultura organizacional. Esto facilitará los procesos de cambio, minimizar los errores, tomar acciones preventivas y correctivas, optimizar recursos y establecer ventajas competitivas para la empresa; es un esfuerzo común y diario, en donde podemos ver avances graduales, que resultan significativos en el tiempo, o avances relevantes en muy corto tiempo.

La Mejora Continua según la ISO 45001 en SGSST 

La mejora continua es un esfuerzo común y diario, en el que podemos ver avances de forma gradual, que resulta de forma significativa en el tiempo, generando avances relevantes en muy corto plazo. Todo esto depende de las características de la empresa y del estado de la seguridad y salud en el trabajo.

La empresa tiene que mejorar de forma continua la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para:

-       Mejorar el desempeño de seguridad y salud en el trabajo.

-     Promover una cultura que apoye al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

-     Promover la participación de los jefes en la implantación de acciones para la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

-   Comunicar los resultados pertinentes de la mejora continua a sus trabajadores, y cuando existan, a los representantes de los trabajadores.

-       Mantener y conservar información documentada como evidencia de la mejora continua.

 Mejora continua según el Decreto 1072 DE 2015

 Artículo 2.2.4.6.34. Mejora continua. El empleador debe dar las directrices y otorgar los recursos necesarios para la mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), con el objetivo de mejorar la eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus propósitos. Entre otras, debe considerar las siguientes fuentes para identificar oportunidades de mejora:

1. El cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST);

2. Los resultados de la intervención en los peligros y los riesgos priorizados;

3. Los resultados de la auditoría y revisión del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluyendo la investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales;

4. Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda;

5. Los resultados de los programas de promoción y prevención;

6. El resultado de la supervisión realizado por la alta dirección; y

7. Los cambios en legislación que apliquen a la organización.

Como implementar la Mejora continua. 

La excelencia de una organización viene marcada por su capacidad de crecer en la mejora continua de todos y cada uno de los procesos que rigen su actividad diaria.

La mejora se produce cuando dicha organización aprende de sí misma, y de otras, es decir, cuando planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno cambiante que la envuelve y el conjunto de fortalezas y debilidades que la determinan.

La mejora continua, la podemos implementar por medio de diferentes vías, las cuales son:

 

RESULTADO DE OBJETIVOS: Posterior a medir nuestros objetivos, podemos encontrarnos con un resultado favorable o desfavorable. Si es desfavorable, nos permite tomar medidas o acciones en concreto para crear ciertos cambios.

OPORTUNIDADES DE MEJORA EN EL PROCESO: Si a la hora de documentar el proceso, se encuentran actividades que no agregan valor para la ejecución del mismo, es hora de quitarlos. Por medio de la mejora, se revisan constantemente los documentos y se aplican las correcciones necesarias. 

HALLAZGO DE AUDITORIA: El propósito de las auditorías es proporcionar validez y confianza al proceso. Por medio de las no conformidades u oportunidades encontradas, se abren ocasiones para implementar mejoras al proceso, y así mantener o incrementar la satisfacción de los clientes.

 REVISIONES POR PARTE DE LA ALTA DIRECCION : Es aquí en donde el liderazgo juega un papel importantísimo. En la medida en la que la Gerencia se involucre en el desempeño de los procesos, implementará nuevas oportunidades para que se eficienticen los procesos y se hagan de mejor uso para el usuario. Esta parte es clave en toda organización que quiera fomentar la mejora continua.

Para una mejora continua en el SG-SST se podría formular las siguientes preguntas:

¿Que cambiar?   ¿Hacia dónde cambiar?   ¿Cómo cambiar?

El plan de mejora, integra la decisión de 6 estrategias, sobre cuáles son los cambios que deben incorporarse a los diferentes procesos de la organización, para que sean traducidos en un mejor servicio percibido. Dicho plan, además de servir de base para la detección de mejoras, debe permitir el control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar, así como la incorporación de acciones correctivas ante posibles contingencias no previstas.

1. Afectar positivamente desde la seguridad y salud en el trabajo otros procesos de la compañía.

Desde la seguridad y salud en el trabajo SST se puede favorecer positivamente el proceso de compras, por ejemplo: cuando se hace una selección y compra de equipos o elementos teniendo en cuenta sus características y calidad, al final de un periodo se logran medir los recursos económicos ahorrados y de esta manera obtener mayor compromiso gerencial y de otros procesos.

2. Fomentar la participación de todos los colaboradores en el proceso de SST.

Analizar la percepción que las personas tienen frente al proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo – SST en el rol que desempeñan.

3. Lograr la visibilidad de los resultados tanto para los colaboradores como para la gerencia y así obtener mayor confianza y credibilidad.

Los resultados alcanzados en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo – SST deben ser visibles tanto para los trabajadores como para la gerencia ya que de esta última depende la confianza para la aprobación de nuevas actividades y los recursos económicos, tecnológicos y humanos del proceso.

 4. Identificar las necesidades o problemáticas de la compañía con respecto a sus trabajadores y a su objeto social para generar apoyo y capacitación desde el SST.

Identificar de acuerdo con la actividad económica o el proyecto que se desarrolla, cuáles son las necesidades o problemáticas de la compañía, esto permite conocer mejor el proceso y si está al alcance de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SST, generar estrategias de apoyo, ya que permite retroalimentación y participación en actividades mutuas.  

5. Tener un propósito claro desde el principio para enfocar los esfuerzos y la ejecución de las actividades en el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Saber a dónde se quiere llegar y atenuar los esfuerzos o la atención del personal o equipo, mantener la comunicación, liderazgo con los mismos y disponer de capacitaciones de acuerdo con los vacíos que se reflejen para el cumplimiento de las funciones.

6. Revisar toda la información que exista como punto de partida para la mejora del SG-SST

Revisar los elementos que brindan información de punto de partida para nuevas mejoras en el SG- SST, dentro de estas podemos destacar nueva normatividad, las auditorias, revisiones gerenciales, solicitudes del COPASST , comité de convivencia o del comité de seguridad vial, entre otras.

Finalmente, es importante analizar el avance del SG-SST por lo menos una vez al año, de acuerdo con las revisiones gerenciales, especificar los temas que requieren un cambio, hacer una valoración de impactos frente a los objetivos para determinar medidas correctivas o de mejora.

Para dar cumplimiento a lo anterior es aconsejable realizar un plan que facilite el seguimiento y adecuado manejo, definiendo actividades, responsables, y fechas de ejecución para disminuir o eliminar el porcentaje de accidentes de trabajo, enfermedades laborales o impactos negativos a otros procesos de la organización.

Finalmente, el SG-SST, debe proyectarse a la mejora continua, donde se obtenga la participación de todos los niveles de la organización de tal forma que los procesos se engranen para alcanzar los objetivos propuestos con un mayor resultado.

 

 Pasos a seguir para la elaboración del plan de mejoras

A continuación se describen los principales pasos a seguir para la elaboración del plan de mejoras:

2.1 Identificar el área de mejora Una vez realizado el diagnóstico

La unidad evaluada conoce las principales fortalezas y debilidades en relación al entorno que la envuelve. La clave reside en la identificación de las áreas de mejora teniendo en cuenta que, para ello se deben superar las debilidades apoyándose en las principales fortalezas.

 2.2 Detectar las principales causas del problema

La solución de un problema, y por lo tanto la superación de un área de mejora, comienza cuando se conoce la causa que lo originó. Existen múltiples herramientas metodológicas para su identificación. Entre otras cabe destacar:

-       El diagrama de espina (causa-efecto)

-       Diagrama de Pareto

-       Casa de la calidad

-       Tormenta de ideas

La utilización de alguna de las anteriores o de otras similares ayudará a analizar en mayor profundidad el problema y preparar el camino a la hora de definir las acciones de mejora.

 2.3 Formular el objetivo

Una vez se han identificado las principales áreas de mejora y se conocen las causas del problema, se han de formular los objetivos y fijar el período de tiempo para su consecución. Por lo tanto, al redactarlos se debe tener en cuenta que han de:

• expresar de manera inequívoca el resultado que se pretende lograr,

• ser concretos,

• y estar redactados con claridad.

 Así mismo deben cumplir las siguientes características:

• ser realistas: posibilidad de cumplimiento,

• acotados: en tiempo y grado de cumplimiento,

• flexibles: susceptibles de modificación ante contingencias no previstas sin apartarse del enfoque inicial,

• comprensibles: cualquier agente implicado debe poder entender qué es lo que se pretende conseguir,

• obligatorios: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su                             consecución.

 2.4 Seleccionar las acciones de mejora

El paso siguiente será seleccionar las posibles alternativas de mejora para, posteriormente, priorizar las más adecuadas. Se propone la utilización de una serie de técnicas (tormenta de ideas, técnica del grupo nominal, etcétera) que facilitarán la determinación de las acciones de mejora a llevar a cabo para superar las debilidades. Se trata de disponer de un listado de las principales actuaciones que deberán realizarse para cumplir los objetivos prefijados.

 2.5 Realizar una planificación

El listado obtenido es el resultado del ejercicio realizado, sin haber aplicado ningún orden de prioridad. Sin embargo, algunas restricciones inherentes a las acciones elegidas pueden condicionar su puesta en marcha, o aconsejar postergación o exclusión del plan de mejoras. Es, por lo tanto, imprescindible conocer el conjunto de restricciones que condicionan su viabilidad. Establecer el mejor orden de prioridad no es tan sencillo como proponer, en primer lugar, la realización de aquellas acciones asociadas a los factores más urgentes, sino que se deben tener en cuenta otros criterios en la decisión. Entre los principales podemos encontrar:

Dificultad de la implantación: La dificultad en la implantación de una acción de mejora puede ser un factor clave a tener en cuenta, puesto que puede llegar a determinar la consecución, o no, del mismo. Se procederá a priorizarlas de menor a mayor grado de dificultad.

Plazo de implantación: Es importante tener en cuenta que hay acciones de mejora, cuyo alcance está totalmente definido y no suponen un esfuerzo excesivo, con lo que pueden realizarse de forma inmediata o a corto plazo. Por otro lado, existirán acciones que necesiten la realización de trabajos previos o de un mayor tiempo de implantación.

                  

Impacto en la organización: Se define como impacto, el resultado de la actuación a implantar, medido a través del grado de mejora conseguido (un cambio radical tiene un impacto mucho mayor que pequeños cambios continuos). Es importante también tener en cuenta el grado de despliegue al que afecta la medida. Si ésta afecta a varias titulaciones su impacto será mayor y la prioridad también deberá serlo.

                

2.6 Seguimiento del plan de mejoras

El siguiente paso es la elaboración de un cronograma para el seguimiento e implantación de las acciones de mejora. En el mismo, se dispondrán de manera ordenada las prioridades con los plazos establecidos para el desarrollo de las mismas.