FASE ORGANIZAR

INTRODUCCIÓN

En este espacio se dará a conocer la fase de organizar en el cual se dará un amplio conocimiento de cada uno de los temas, los cuales nos ayudaran a facilitar los procesos internos y así poder que se realice un desarrollo eficaz en el SG-SST en una organización, los temas que se van tratar en el Blogger serán los siguientes:

• Identificación de requisitos legales.
• Identificación de recursos del SG-SST.
• Asignación de roles y responsabilidades del SG-SST.

Se deberá establecer cuales son los limites y la aplicabilidad del SG-SST en su fase de organización, se deberá realizar e informar periódicamente a la alta dirección sobre el funcionamiento del sistema de gestión de SST.

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES.

·    La matriz de requisitos legales es un documento que contiene la información sobre la normatividad concerniente al SG-SST, Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un documento que contiene toda la información sobre la normatividad que una empresa debe cumplir legalmente. Estas normas y obligaciones legales están moderadas por diferentes mecanismos que buscan que una empresa garantice mediante el evidenciamiento de actividades el cumplimiento de la normatividad concerniente a la seguridad y salud en el trabajo

 Procedimiento para la identificación de requisitos legales 

 Normatividad que debe de tener una matriz de requisitos legales.

Principales fuentes para consultar la normatividad vigente en Colombia.

Las normatividades que componen una matriz de requisitos legales pueden provenir de diferentes sectores de acuerdo a sus características. Sin embargo, hay normatividades que se aplican de manera general para todas las empresas en Colombia.

https://www.mintrabajo.gov.co/web/guest/inicio

https://www.senado.gov.co/

 

http://svrpubindc.imprenta.gov.co/diario/

Evidencia del cumplimiento de la matriz de requisitos legales.

Características de la matriz de requisitos legales 

La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el proceso de evidenciamiento y acogimiento de las normas dentro de la empresa.

No basta con solo tener las normas que se cumplirán sino también se debe reflejar de manera regular cuáles son las actividades que el encargado de SG-SST y los empleados realizan para cumplir con estos requisitos.

La matriz de requisitos legales debe poseer, además de las normas y su información, el proceso de evidencia y la fecha de seguimiento que se ha hecho a tal normatividad. Este es un proceso frecuente que se realiza de acuerdo a las actividades que se hagan para cumplir estas normas.

La matriz de requisitos legales debe actualizarse frecuentemente con cada actividad que sea realizada

Normatividad del SG-SST, se debe como mínimo realizar y revisar anualmente toda la información respectiva a la matriz de requisitos legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido adicionadas, modificadas o derogadas con la intención de mantener el cumplimiento y la actualización de estas normas.

 Es importante tener en cuenta que después de poseer la normatividad, lo más importante es mantener actualizada nuestra matriz de requisitos legales con sus respectivas actividades de evidencia.

Quien es el responsable de la matriz legal.

• Es el responsable del SG-SST, quien se encarga de identificar, actualizar, evaluar la información de requisitos legales y de otra índole, así como comunicar a las personas que trabajan bajo el control de la organización y grupos de interés pertinentes, con el fin que procedan con el cumplimiento de sus obligaciones.

• Es importante mencionar que el responsable del SGSST además de velar por el cumplimiento de los requisitos legales, también verifica que se cumplan aquellas normas en donde no existe responsabilidad directa; como, por ejemplo, las funciones del COPASST o Comité de Convivencia Laboral que pueden delegarse a otras personas de la empresa.

Como garantizar el cumplimientos de la matriz de requisitos legales.

• El responsable del SG-SST establecerá un procedimiento de identificación, actualización y evaluación de cumplimiento de la Matriz Legal, en el cual se definirán las medidas y acciones que permitan que los requisitos legales identificados se cumplan. 

• La matriz legal de SG-SST se convierte en una potente herramienta para enfocar los esfuerzos en garantizar que nuestros colaboradores cuenten con las condiciones necesarias para promover su salud y seguridad en todas sus actividades diarias. 

Partes por la que se conforma una matriz de requisitos legales 

A continuación se da a conocer uno de los formatos que podemos utilizar para realizar la matriz de requisitos legales, adicional podemos encontrar en fuentes de información otros tipos de estructuras para la elaboración de esta matriz.

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS SG-SST

La asignación de recursos debe ser realizada por una persona de la alta dirección, normalmente el representante legal de la empresa, quien es la persona que puede disponer de todos los recursos de la organización. En la de asignación de recursos se debe tener en cuenta el responsable, el rol que tiene dentro de la organización, la vigencia de los recursos asignados y el detalle de los recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos. A continuación, te presentamos los distintos tipos de recursos que deben ser tomados en cuenta:

Partes por la que se conforma una matriz de recursos.

A continuación se da a conocer uno de los formatos que podemos utilizar para realizar la matriz de recursos , adicional podemos encontrar otros modelos para la elaboración de esta matriz.

Recursos financieros o económicos 

Desde este sentido, la asignación de los recursos económicos hace referencia al dinero que se dispondrá para el desarrollo de todas las acciones o compras que contribuyan con el SG-SST. Es importante que en este apartado se defina una cantidad autorizada por gerencia, así como también un espacio de tiempo definido.

Recursos humanos 

Para definir los recursos humanos únicamente se deben relacionar las personas o colaboradores que con sus acciones o actividades van a contribuir con el desarrollo del SG-SST incluyendo:

• Responsable del SG-SST asignados(técnicos, tecnológicos, profesionales o especialistas)
• Empresas o personal externo que apoyará con la gestión.
• COPASST: comité paritario de seguridad y salud en el trabajo.
• CCL: comité de convivencia laboral.
• Brigada de emergencia.
• ARL: apoyo de administración de riesgos laborales en el SG-SST.

Recursos técnicos y tecnológicos

Ahora bien, para poder desarrollar todas las actividades del Sistema de Gestión SST es probable que requiramos de algunos elementos o herramientas que nos van a permitir desarrollar todas las actividades, estos elementos pueden ser que ya los tengamos o que debamos adquirirlos:

• Equipos o computadores
• Impresora
• Conectividad e internet
• Cámara fotográfica
• Elementos de emergencias (extintores, botiquín, camilla...)
• Pantallas o proyectores
• Sistemas o software (Office, Adobe...)

Recursos físicos

En este apartado se relacionan los recursos enfocados a los espacios o áreas en las cuales se van a desarrollar las actividades: Sala de reuniones, auditorios, espacios de entrenamiento. Estos espacios pueden ser propios de la empresa u organización, pero también tiene total validez si son proporcionados por proveedores o empresas externas. 

Tipos de presupuesto.

·     Existen distintos tipos de presupuestos a nivel financiero que deberían ser tomados en cuenta para poder proyectar adecuadamente estos costos para la empresa, dentro de los cuales  recomendamos tener en cuenta las siguientes categorías.

Que valor debe de tener el presupuesto.

La respuesta corta es que la cantidad de dinero está sujeta a las características o necesidades específicas que pueda tener cada organización ya que esto no está definido con valores estandarizados para cada empresa, básicamente lo que establece la norma. Asignar recursos económicos para desarrollar acciones de promoción de la salud y prevención de riesgos laborales. 

 

Es decir que el ministerio sólo solicita un documento soporte de asignación de recursos, lo importante de esto es que los recursos que se establezcan sean suficientes para poder ejecutar todas las actividades planificadas.

La primera vez que se contemplan los recursos o presupuesto implica un análisis más minucioso de todo lo que se puede necesitar sin embargo en los años siguientes puede ser más fácil ya que se puede tomar en cuenta lo de años anteriores. considerando los cambios que se pudieron presentar recientemente.

  Cómo debe registrarse el presupuesto soporte de asignación de recursos

                                                                                                             

Que acciones deben de estar contempladas.

La idea de establecer los recursos y presupuestos es tratar en la medida de lo posible ser lo más detallado ya que así podremos justificar a nivel gerencial en que serán usados. Esto significa que si podemos demostrar cómo serán empleados los recursos será más fácil conseguir una aprobación ya que está debidamente sustentada.

Cuando no se asignan bien los recursos.

Como hemos mencionado anteriormente al establecer el presupuesto o los recursos puede darse que nos equivoquemos ya sea contemplando más de lo necesario o menos, por lo cual acá te compartimos que debes hacer en cada uno de los casos.

Sobra presupuesto.

En el caso en el que el presupuesto haya sobrado, es decir se haya asignado más de lo que utilizamos es importante validar primero que todas las actividades o acciones que habíamos contemplado hacer en el plan de trabajo anual las hayamos desarrollado.

No alcanza el presupuesto.

En los casos en los que los recursos no sean suficientes es necesario presentar un informe a gerencia justificando en primer lugar en que o como fueron usados estos recursos y explicando el motivo por el cual no se contemplaron bien desde un inicio, así como también solicitar un presupuesto extra, esto tampoco es positivo porque en el caso en el que no se puedan dar más recursos muchas de las acciones o proyecciones de desarrollo del SG-SST no se van a poder hacer.

Cada cuanto se debe fijar un presupuesto.

Lo más recomendable es que tanto el presupuesto como la asignación de los recursos para el SG-SST sea una actividad que se desarrolla al menos una vez al año, sin embargo, es importante cada 3 o 6 meses validar como se han utilizado estos recursos y evaluar si es necesario hacer algún ajuste en las actividades o recursos que teníamos contemplados.

ASIGNACIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES 

A continuación se evidenciará y se expondrá de una manera teórica los roles y responsabilidades de los principales cargos de la empresa, la cual permitirá que se analice y se entienda cada uno de estos roles y quede claro cuál es su función dentro de la organización para permitir que cada uno de los procesos sean los más productivos posibles.